Khi đưa Phần mềm Điều hành STM vào ứng dụng, Petrolimex Sài Gòn bắt đầu với phân hệ Văn thư, vì đây là phân hệ được Petrolimex Sài Gòn đánh giá là quan trọng, cần thiết phải khai thác sớm nhất. Và SSP-STM đã không phụ lòng tin tưởng ấy với hiệu quả đầy thuyết phục.

 Trước đây, khi chưa sử dụng phần mềm SSP-STM, mỗi ngày có hơn 80 công văn đến và cả trăm công văn đi, Công ty phải lập một tổ văn thư với hơn 10 người chỉ để làm nhiệm vụ nhận và chuyển công văn. Hằng ngày, tổ văn thư mất rất nhiều thời gian để chuyển văn thư lên và xuống các tầng trong tòa nhà, chưa kể những khi công văn chuyển đến cho các đơn vị trực thuộc Petrolimex gồm 3 chi nhánh là Tổng Kho Xăng Dầu  Nhà Bè, Xí nghiệp Dịch vụ và Xí nghiệp Bán lẻ (xí nghiệp bán lẻ có 65 cửahàng xăng dầu nằm rải rác khắc nơi trên địa bàn thành phố HCM).

Nhưng từ khi ứng dụng phân hệ Văn thư của SSP-STM, việc luân chuyển công văn giữa các đơn vị, xí nghiệp, cửa hàng đượcthực hiện nhanh chóng, dễ dàng và kịp thời. Hiện tại, hệ thống Văn thư của Công ty đã xử lý thành công hơn 5.000 công vănđến và hơn 6.000 công văn đi.

Không chỉ dừng lại ở đó, SSP-STM đã giúp Ban lãnh đạo công ty cải tổ được bộ máy văn thư của công ty trước đây chỉ làmbằng thủ công vốn đã lỗi thời, lạc hậu. Tiết kiệm cho công ty không ít về con người, thời gian và chi phí, chưa kể đến thời gian in ấn, sao lưu, lưu trữ trong kho cũng mất 1 khoản chi phí không kém.

Nhiều nhân viên có thâm niên làm việc tại công ty tâm sự: “Từ lúc dùng SSP-STM, mình không còn thấy ngại việc dùng máy tính nữa, qua đó, mình còn được biết rất nhiều thông tin hữu ích từ vi tính mang lại như đọc báo trên mạng, lướt website, những tin tức thời sự nóng hổi mà các tờ báo nhiều lúc chưa kịp đăng tải”.

Không kém phần tác nghiệp so với bộ phận văn thư, phòng Pháp chế thanh tra và Ban ISO của công ty cũng có hàng tá những qui định, qui trình, qui chế cần phải xử lý, hủy bỏ các tài liệu đã lỗi thời, ban hành những tài liệu mới đến các bộ phận khác trong công ty một cách kịp thời. Tất cả những biểu mẫu, tài liệu được lưu trữ tại một nơi và dễ tìm, dễ dàng theo dõi tính hiệu lực của tài liệu. Một khối lượng công việc rất lớn đòi hỏi phòng pháp chế thanh tra và ban ISO phải thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Và phân hệ Mở rộng của SSP-STM đã giúp giải quyết được vấn đề này.

Ngoài ra, các phân hệ khác như Lịch, Công việc, Dự án hỗ trợ cho nhau giúp lãnh đạo nắm bắt được kế hoạch làm việc của nhân viên cũng như nhân viên biết được lịch công tác của lãnh đạo để khi cần có thể trao đổi hoặc làm việc với lãnh đạo dễ dàng hơn. Diễn đàn giúp anh chị em trong công ty có những giây phút thư giãn, vui vẻ cùng nhau, những lời chúc mừng khi có sinh nhật của các thành viên trong công ty, nơi trao đổi kinh nghiệm, góp phần hình thành văn hóa của Petrolimex ngày càng phong phú.

 

   Trang để in